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輔英科技大學 秘書室 工作職掌及職務代理人一覽表

 

 

薄榮薇主任秘書

第一職務代理人:張可立副校長

分機:1110

第二職務代理人:蘇基福圖資長

職掌

1.綜理秘書室業務

2.綜理、襄助及核校全校文稿

3.外來文分文

4.學校印信管理

5.傳票核印事宜

6.編修分層負責明細表

7.督導內部控制稽核業務

8.統籌教育部整體獎補助經費之運用

9.執行「性別平等委員會」相關業務

10.評鑑、視導業務之推動及規劃

11.統籌編撰校務發展計畫書

12.校長交辦事項

 

 

秘書:王廷婉

第一職務代理人:校長特助 薄榮薇

分機:1500

第二職務代理人:秘書 陳碧雲

職掌

1.校長行程之安排與聯繫

2.校長函件收發管理,重要文件建檔,管理與追蹤

3.校長室登記桌、電子公文收發處理

4.各項公文資料、支票核印

5.校長外賓、訪客之聯絡、安排與接待

6.校長電子郵件及信件處理

7.師生意見處理回覆

8.校長室預算編列、經費及財產管理

9.綜理研發經費分配控管

10.婚喪喜慶簽辦、年節賀禮寄送

11.J801、J802會議室管理

12.校長及特助交辦事項

 

 

秘書:陳碧雲

第一職務代理人:職員 余淑玲

分機:1700

第二職務代理人:

職掌

1.協助副校長處理各項業務

2.協助全校行政類年度預算編列彙整及支用控管

3.副校長室公文處理

4.副校長室各項會議安排與紀錄

5.副校長室財產管理

6.副校長室經費預算編列及經費支出管理

7.副校長室零用金管理

8.副校長行程安排

9.教職員工生、社會人士意見、抱怨、請託事件處理

10.編修副校長室工作職掌及職務代理人一覽表

11.副校長交辦事項

 

 

稽核組組長:簡碧瑜

第一職務代理人:稽核組職員 黃瀞緯

分機:1110

第二職務代理人:職員 柯玉婷

職掌

1.規劃擬定財團法人年度內部稽核計畫

2.規劃擬定學校年度內部稽核計畫

3.執行財團法人內部稽核業務

4.執行學校內部稽核業務

5.編撰與陳報財團法人年度稽核報告

6.編撰與陳報學校年度內部稽核報告

7.協調各單位內部稽核事項

8.規劃舉辦內控相關教育訓練

9.執行整體經費專案稽核業務

10.編撰與陳報整體經費專案稽核報告

11.擬定年度ISO稽核計畫

12.實施各單位年度ISO內部稽核

13.編撰與陳報年度ISO稽核報告

14.校務會議之議事工作

(1)安排會議日期

(2)發放會議通知

(3)議程規劃及資料彙整

(4)會議記錄

15.行政會議之議事工作

(1)安排會議日期

(2)發放會議通知

(3)議程規劃及資料彙整

(4)會議記錄

16.學校大事記要之記載

17.秘書室網頁維護

18.全校法規網頁維護

19.單位公用信箱管理

20.教育部校務基本資料庫管理、彙整與報部

21.教育部校務基本資料庫(13-1~13-6)彙整與填報

22.學校組織規程草案修訂、單位組織管理

23.校務行政系統單位維護

24.秘書室知識e社群管理

25.秘書室個資窗口

26.主管交辦事項

 

 

稽核組職員:黃瀞緯

第一職務代理人:稽核組組長 簡碧瑜

分機:1130

第二職務代理人:職員 柯玉婷

職掌

1.財團法人及學校內部控制制度彙整修定

2.學校內部稽核人員簽聘事宜

3.稽核相關通知發放

4.執行財團法人內部稽核業務

5.執行學校內部例行稽核業務

6.財團法人內部稽核缺失建議之改善追蹤

7.學校內部稽核缺失建議之改善追蹤

8.協助舉辦內控相關教育訓練

9.執行整體經費專案稽核

10.整體經費專案稽核缺失建議之改善追蹤

11.教育部內部稽核相關表冊資料填報

12.ISO稽核委員簽聘事宜

13.實施各單位年度ISO內部稽核

14.分發回收各單位ISO程序書與作業規範

15.ISO稽核缺失建議之改善追蹤

16.ISO文件及管理代表相關程序書修訂

17.中英文立案證明發放管理

18.秘書室作業規範網頁維護

19.協助行政會議議事工作及會議記錄

20.主管交辦事項

 

 

管考組職員:劉雨欣

第一職務代理人:職員 袁雅倩

分機:1110

第二職務代理人:稽核組組長 簡碧瑜

職掌

1.秘書室電子公文登記桌

2.秘書室零用金與預算系統管理

3.會議/專案分辦事項之列管追蹤

4.協助校務發展委員會之議事工作

(1)安排會議日期

(2)發放會議通知

(3)議程規劃及資料彙整

(4)會議記錄

5.主管會議之議事工作

(1)安排會議日期

(2)發放會議通知

(3)議程規劃及資料彙整

(4)會議記錄

6.學術單位關鍵績效指標(KPI)收集及分析

7.秘書室性平聯絡窗口

8.教師評鑑服務類II-6創新措施業管承辦人

9.教師評鑑系統服務類II-1會議出席率業管承辦人

10.節能減碳檢查之填報

11.秘書室工讀生管理

12.主管常用電話彙整

13.協助彙整呈送董事會議案及支援董事會議工作

14.主管交辦事項

 

 

職員:余淑玲

第一職務代理人:秘書 陳碧雲

分機:1700

第二職務代理人:

職掌

1.副校長室電子公文登記桌

2.副校長室電子信箱管理

3.婚喪喜慶簽辦、年節賀禮寄送

4.協助副校長行程安排

5.副校長室請採購及核銷相關事宜

6.形象識別標誌CI管理與開發

7.各類校簡介資料編製及管理

8.學校紀念禮品開發、設計及製作規劃

9.校史文物收集保存及基本資料建立

10.協助各項慶典活動宣傳與貴賓聯繫接待

11.其他交辦事項

 

 

職員:柯玉婷

第一職務代理人:管考組職員 劉雨欣

分機:1110

第二職務代理人:稽核組組長 簡碧瑜

職掌

1.全校公文總收文、分文

2.全校公文總發文

3.公文電子系統交換作業

4.紙本公文掃描建檔

5.公文歸檔、調檔作業

6.未辦畢公文稽催

7.協助學校印信管理

8.陳報教育部每月全校公文收發文量統計系統

9.彙整陳報教育部大專校院定期公務統計報表

10.彙整陳報教育部公私立技專校院一覽表

11.彙整陳報行政院原住民族委員會原住民族教育調查統計報表

12.人員異動設定、系統操作諮詢等技術支援

13.慶典活動之貴賓名單擬定及謝函擬稿

14.校級委員會聘函製發

15.秘書室聘函文號管控

16.主管交辦事項

 

 

職員:袁雅倩

第一職務代理人:職員 柯玉婷

分機:1130

第二職務代理人:管考組職員 劉雨欣

職掌

1.學會之入會、年費、推薦榮譽會員等事宜

2.辦理科大評鑑與自評工作

3.教育部整體獎補助專責小組委員簽聘事宜

及整體獎補助專責小組會議之召開、議程規劃、資料彙整、會議記錄等議事工作

4.教育部整體獎補助外來文分辦與意見彙整陳報

5.整體獎補助經費運用績效查核訪視活動、雲科大獎勵補助小組查核整體獎補助經費基本資料訪視活動規劃事宜

6.主管交辦事項

更新日期:108.9.19