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輔英科技大學 秘書室 工作職掌及職務代理人一覽表

 

薄榮薇主任秘書

第一職務代理人:蘇基福 圖書資訊長

分機:1110

第二職務代理人:林清和 副校長

職掌

1.     綜理秘書室業務

2.     綜理、襄助及核校全校文稿

3.     綜理外來文分判

4.     學校印信管理

5.     負責校長授權用印、校長甲章核章

6.     傳票核印事宜

7.     編修分層負責明細表

8.     各單位重要業務之溝通、協調

9.     附設機構與學校間溝通、協調、例會召開與重要業務協商

10.  統籌教育部整體獎補助支用計畫編撰及經費之規劃及運用報部作業資料

11.  綜理評鑑業務之推動及規劃、追蹤、管考

12.  統籌編撰校務發展計畫書

13.  性別平等委員會執行秘書

14.  督導內部控制稽核業務

15.  校長交辦事項

秘書:王廷婉

第一職務代理人:薄榮薇 主任秘書

分機:1500

第二職務代理人:職員 莊琍雯

職掌

1.     校長行程之安排與聯繫

2.     校長函件簽辦、收發管理,重要文件建檔,管理與追蹤

3.     校長室登記桌、電子公文收發處理

4.     校長室及校長印信管理

5.     校長乙章核章

6.     公文資料、合約、支票核印

7.     校長外賓、訪客之聯繫與安排

8.     校長及校長室電子信箱管理

9.     校長個人資料管理

10.  師生、家長意見處理及回覆

11.  校長室預算編列、經費及財產管理

12.  綜理研發經費分配控管

13.  校院聯席例會之聯絡、安排

14.  協助校長各項資料收集

15.  協助重大校務活動及校級慶典規劃

16.  婚喪喜慶、年節賀禮簽辦訂購

17.  校長交辦事項

秘書:陳碧雲

第一職務代理人:職員 王彥嵐

分機:1700

第二職務代理人:

職掌

1.協助副校長處理各項業務

2.副校長室公文處理與擬辦

3.副校長行程安排與聯繫

4.副校長室年度經費預算編列

5.副校長室預算支出管理

6.副校長室零用金管理

7.副校長室會議安排與會議紀錄

8.副校長室財產管理

9.副校長交際婚喪喜慶簽辦與年節賀禮請購規劃

10.編修副校長室工作職掌及職務代理人一覽表

11.高雄市大寮區教育會

12.副校長交辦事項

13.學校常年法律顧問聘任簽辦與經費核銷(秘書室業務)

稽核組組長:陳貞瑾

第一職務代理人:稽核組職員 蘇育瑭

分機:1130

第二職務代理人:

職掌

1.     規劃擬定財團法人年度內部稽核計畫

2.     規劃擬定學校年度內部稽核計畫

3.     執行財團法人內部稽核業務

4.     執行學校內部稽核業務

5.     編撰與陳報財團法人年度稽核報告

6.     編撰與陳報學校年度內部稽核報告

7.     協調各單位內部稽核事項

8.     規劃舉辦內控相關教育訓練

9.     執行整體經費專案稽核業務

10.  編撰與陳報整體經費專案稽核報告

11.  擬定年度ISO稽核計畫

12.  實施各單位年度ISO內部稽核

13.  編撰與陳報年度ISO稽核報告

14.  主管交辦事項

稽核組職員:蘇育瑭

第一職務代理人:稽核組組長 陳貞瑾

分機:1130

第二職務代理人:

職掌

1.     學校內部控制制度彙整修定

2.     學校內部稽核人員簽聘事宜

3.     稽核相關通知發放

4.     執行財團法人內部稽核業務

5.     執行學校內部例行稽核業務

6.     財團法人內部稽核缺失建議之改善追蹤

7.     學校內部稽核缺失建議之改善追蹤

8.     辦理內控相關教育訓練

9.     執行整體經費專案稽核

10.  整體經費專案稽核缺失建議之改善追蹤

11.  教育部內部稽核相關表冊資料填報

12.  ISO稽核委員簽聘事宜

13.  實施各單位年度ISO內部稽核

14.  分發回收各單位ISO程序書與作業規範

15.  ISO稽核缺失建議之改善追蹤

16.  ISO文件及管理代表相關程序書修訂

17.  中英文立案證明發放管理

18.  秘書室作業規範網頁維護

19. 主管交辦事項

管考組組長:簡碧瑜

第一職務代理人:管考組職員 柯玉婷

分機:1110

第二職務代理人:管考組職員 黃瀞緯

職掌

1.校務會議之議事工作

(1) 安排會議日期

(2) 發放會議通知

(3) 議程規劃及資料彙整

(4) 會議記錄

2.行政會議之議事工作

(1) 安排會議日期

(2) 發放會議通知

(3) 議程規劃及資料彙整

(4) 會議記錄

3.學校大事記要之記載

4.秘書室網頁維護

5.全校法規網頁維護

6.單位公用信箱管理

7.教育部校務基本資料庫管理、彙整與報部

8.教育部校務基本資料庫(13-1~13-6)彙整與填報

9.教育部校務資訊公開平臺檢核作業本校總窗口

10.學校組織規程草案修訂、單位組織管理

11.校務行政系統單位維護

12.秘書室知識e社群管理

13.主管交辦事項

管考組職員:柯玉婷

第一職務代理人:管考組職員 劉雨欣

分機:1110

第二職務代理人:管考組職員 黃瀞緯

職掌

1.全校公文總收文、分文

2.全校公文總發文

3.公文電子系統交換作業

4.紙本公文掃描建檔

5.公文歸檔、調檔作業

6.未辦畢公文稽催

7.協助學校印信管理

8.彙整陳報教育部大專校院定期公務統計報表

9.彙整陳報教育部公私立技專校院一覽表

10.彙整陳報行政院原住民族委員會原住民族教育調查統計報表

11.人員異動設定、系統操作諮詢等技術支援

12.慶典活動之貴賓名單擬定 及謝函擬稿

13.校級委員會聘函製發

14.秘書室聘函文號管控

15.辦理斐陶斐榮譽會員推薦及頒證典禮

16.主管交辦事項

管考組職員:劉雨欣

第一職務代理人:管考組職員 黃瀞緯

分機:1110

第二職務代理人:管考組職員 柯玉婷

職掌

1.秘書室電子公文登記桌

2.秘書室零用金與預算系統管理

3.會議/專案分辦事項之列管追蹤

4.協助校務發展委員會之議事工作

(1)安排會議日期

(2)發放會議通知

(3)議程規劃及資料彙整

(4)會議記錄

5.主管會議之議事工作

(1)安排會議日期

(2)發放會議通知

(3)議程規劃及資料彙整

(4)會議記錄

6.學術單位關鍵績效指標(KPI)收集及分析

7.秘書室性平聯絡窗口

8.教師評鑑服務類II-6創新措施業管承辦人

9. 教師評鑑系統服務類II-1會議出席率業管承辦人

10.節能減碳檢查之填報

11.秘書室工讀生管理

12.主管常用電話彙整

13.協助彙整呈送董事會議案及支援董事會議工作

14.學會之入會、年費事宜

15.秘書室個資窗口

16.主管交辦事項

管考組職員:黃瀞緯

第一職務代理人:管考組職員 柯玉婷

分機:1110

第二職務代理人:管考組職員 劉雨欣

職掌

1.辦理校務評鑑與校務自評工作

2.協助系所(科)專業類評鑑工作

3.運用教育部整體發展獎勵補助經費專責小組委員簽聘事宜

4.專責小組會議之議事工作

(1)安排會議日期

(2)發放會議通知

(3)議程規劃及資料彙整

(4)會議記錄

5.教育部整體發展獎勵補助經費外來文分辦與意見彙整陳報

6.協助年度經費支用計畫書彙編事宜

7.追蹤支用計畫書審查意見單位執行情形

8.追蹤執行績效書面審查報告單位執行情形

9.整體獎補助訪視活動規劃事宜

10.協助校務發展計畫書彙編事宜

11.提報行政會議之優良事蹟彙整

12.協助行政會議議事工作及會議紀錄

13.教師評鑑服務類I-2積極配合專業教育評鑑或認證工作業管承辦人

14.主管交辦事項

職員:莊琍雯

第一職務代理人:王廷婉秘書

分機:1500

第二職務代理人:

職掌

1.     校長室公文收發與分送業務

2.     校長室一般物品請採購事宜

3.     校長意見信箱資料收集與整理列冊

4.     校長室郵件物品寄送

5.     主管外賓名片建檔、電子新聞建檔

6.     校長辦公室茶水準備與訪客接待

7.     協助整理建檔名片及貴賓等聯絡資料

8.     協助校長秘書庶務事宜

9.     每月節能減碳檢查之填報

10.  J801、J802會議室維護及管理

11.  校長室派車事宜

12.  其他交辦事項

職員:王彥嵐

第一職務代理人:陳碧雲秘書

分機:1700

第二職務代理人:

職掌

1.     副校長室公文收發業務

2.     副校長室電子信箱管理

3.     副校長室一般物品請採購及核銷相關事宜

4.     副校長行程登錄與提醒

5.     辦公室訪客接待

6.     協助辦理婚喪喜慶、年節賀禮採購及寄送

7.     協助副校長室召開會議之相關準備工作及會議紀錄

8.     副校長室網頁更新事宜

9.     每月節能減碳檢查之填報

10.  高雄市大寮區教育會

11.  其他交辦事項

更新日期:110.10.20